Nå sier statsråd Lysbakken at «all korrespondanse inn og ut skal journalføres, også dette er et rutinespørsmål vi er nødt til å gå inn i». Det har departementet blitt bedt om tidligere. I juni 2011 fikk departementet beskjed fra Sivilombudsmanen, i en svært klar uttalelse, om at det hadde brutt flere bestemmelser i arkivforskriftene. Så langt synes det ikke som om dette er tatt alvorlig. I tillegg fastslo Sivilombudsmannen at Offentlighetsloven var brutt.
Saken gjaldt en klage fra journalist Vidar Ystad i Bergens Tidende over mangelfull journalføring av dokumenter; i tillegg ble han nektet innsyn i listen over dokumenter i den samme saken. Departementet svarte da at denne type dokumenter ble journalført i et eget system som ikke framgikk av den offentlige journalen, og hevdet dette var en praksis Riksarkivaren hadde gitt muntlig aksept for. Riksarkivaren avkreftet å ha gitt en slik dispensasjon fra plikten til å journalføre dokumenter, og Sivilombudsmannen sa da at ved å vise til en «ikke eksisterende godkjenning fra Riksarkivaren», kunne man «svekke både tilliten til departementet og respekten for Riksarkivaren sin faglige integritet».
Denne saken føyer seg lite vakkert inn i serien offentlige instansers tvilsomme tolkninger som ikke bare strekker strikken så langt Offentlighetslovens unntaksbestemmelser gir muligheter til. De kjøper strikk på billigsalg.
Gunnar Bodahl-Johansen ved Institutt for journalistikk sier: «Som samfunn må vi kunne ettergå offentlig saksbehandling og kontrollere forvaltningen. Det betinger at alle relevante dokumenter journalføres og arkiveres. Dette gjelder selvsagt også e-poster og tekstmeldinger. Den sier at også muntlige samtaler skal protokolleres og journalføres dersom de er relevante for offentlig saksbehandling».
Det siste er viktig å understreke. I fjor ville Kulturdepartementet gjøre det til en frivillig sak for forvaltningen å journalføre sms-meldinger med innhold som har relevans for saksbehandlingen. I stedet kan man notere ned «med egne ord» det som sms-en inneholder, og så arkivere dette dokumentet.
Det må jo være dokumentenes innhold som styrer hva som journalføres, ikke hvilken tekniske fremgangsmåte og hvilke metadata som blir benyttet i dokumentproduksjonen og til arkivering. For at lovens intensjoner skal oppfylles, kan det ikke bare være e-post sendt fra en PC som skal journalføres. E-post og sms har i dag flere likheter enn tidligere. Flere og flere tar i bruk mobiltelefoner som man kan koble opp til både e-post, fagsystemer og andre systemer. Forskjellen mellom mobiltelefoner – eller rettere: androider, smarttelefoner og iPhone - og bærbar PC blir mindre og mindre. De fleste telefoner har ikke begrensninger på meldingsstørrelse og det er fullt mulig å sende med vedlegg. Man mottar e-post på telefonen og svarer med e-post fra samme telefon
Myndigheter og politikere bryter norsk lov - men krever at vanlige borgere skal være lovlydige i forhold til en lang rekke regelverk. Mange arbeidsledige og eneforsørgere og andre skjemautfyllere har kjedelige erfaringer med glemsel. Den som f.eks. har gjort en liten tabbe i forhold til pensjonsbestemmelsene, men gjør oppmerksom på det så snart man bli klar over det, straffes likevel ubønnhørlig. Det holder ikke at de "tar ansvaret".
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar